Från och med den 25 maj 2018 gäller dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protektion Regulation). GDPR ersätter personuppgiftslagen, PUL. GDPR inkluderar samfällighetsföreningar och dess medlemmar. Vi som styrelse vill därför informera våra medlemmar om vilka personuppgifter vi sparar, varför dessa sparas och hur länge.
Personuppgiftsansvarig
Den personuppgiftsansvarige bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig är Styrelsen för Högdalen-Österängs Samfällighetsförening som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och skälet till att de behövs.
Personuppgift
Personuppgifter behandlas i syfte att bedriva samfällighetsföreningens styrelseverksamhet.
Uppgift - Medlemsregister
Innehåll:
Fastighetsbeteckning, Namn på samtliga fastighetsägare (för- och efternamn), Adress
Hämtas årligen från Lantmäteriet
Skäl till lagring:
Fakturering av avgifter och medlemsutskick.
Bortages:
Registret uppdateras årligen. Efter ägarbyte tas gamla ägaren bort inom 12 månader efter det att ev obetalda avgifter betalts. Uppgifter som hänförs till bokföringsregler och redovisningsplikt raderas inte.
Uppgift - Telefonnummer
Innehåll:
Fastighetsbeteckning, Namn, Telefonnummer
Skäl till lagring:
Möjlighet att nå fastighetsägare som lämnat telefonnummer vid eventuella frågor i anslutning till fastigheten eller påminnelse av något slag.
Sms-utskick till de medlemmar som lämnat samtycke till sms-utskick genom att lämna sitt telefonnummer.
Borttages:
Vid ägarbyte tas gamla ägarens telefonnummer bort
Uppgift - E-postlista
Innehåll:
Fastighetsbeteckning, Namn, Mailadress
Skäl till lagring:
För distribution av information samt övrigt föreningsarbete som till exempel städdagar. Utskick till de medlemmar som lämnat samtycke till mailutskick genom att lämna sin e-postadress
Borttages:
Vid ägarbyte tas gamla ägarens e-postadress bort
Informationsutskick
Vid gemensamt e-postutskick till flera medlemmar används funktionen bcc (blind carbon copy) så att ingen medlems e-postadress sprids utan medgivande. E-postadressen används endast för information från styrelsen gällande vägarna, park- och grönområden och ej för reklam eller i försäljningssyfte från annan part.
Hemsida
På föreningens webbplats publiceras namn och adress till styrelsemedlemmar. Inga uppgifter samlas in om besökare på vår webbplats. På detta sätt ser vi till att inte ha mer information i registren än vad lagen kräver eller som är nödvändigt för att föreningen skall kunna fullgöra sina skyldigheter.
Registerutdrag
Du har som medlem i Högdalen-Österängs Samfällighetsförening rätt att från och med den 25 maj 2018 få information om vilka personuppgifter som lagrats om dig. Begäran skall göras skriftligt och vara undertecknad av dig.
Samtycke
En samfällighetsförening behöver inte inhämta samtycke för de uppgifter som behövs för fakturering och medlemsutskick per post, då en fastighetsägare automatiskt blir delägare i samfälligheten vid köp av fastighet som tillhör samfälligheten.
Som medlem ansvarar du för att dina personuppgifter hos oss är aktuella. Märker du att vi har felaktiga uppgifter har du rätt att begära att vi rättar sådana uppgifter.
Allmän info om GDPR finns på https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/
/Styrelsen i Högdalen-Österängs Samfällighetsförening